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Tipología de las Preguntas
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1. ¿Qué tengo que escanear?
Se recomienda escanear, en el momento, los documentos presentados por el ciudadano, devolver el papel al ciudadano, y enviar el registro en formato electrónico al organismo destino.
Se recomienda escanear la documentación presentada en formato estándar (A4), o bien, en otros formatos pero que pueda ser digitalizada sin impacto en las colas (ver procedimiento, disponible en un enlace a través de la aplicación.
Se recomienda digitalizar los documentos aportados por el ciudadano en lotes de acuerdo a la capacidad de la bandeja automática del escáner (normalmente en torno a 50 hojas para escáneres de sobremesa).
En un 80% de los casos, la digitalización puede realizarse sin problema
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2. ¿Cuándo le devuelvo el papel al ciudadano?
Cuando haya realizado la digitalización de TODA su documentación presentada con plena conformidad. Esto es:
• Que he escaneado TODA la documentación sin incidencias.
• Que he abierto el documento en ORVE, y he cotejado con el original y es fiel (no hay problemas de entendimiento de la información para el organismo destino).
• Que he enviado el registro, y por tanto, lo he firmado electrónicamente dando conformidad a todo el proceso.
En un 80% de los casos, el papel puede devolverse al ciudadano sin problema.
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3. ¿Cómo tengo que escanear?
Se recomienda escanear en su caso utilizando el botón de escaneado del escáner, o través del Software instalado asociado al mismo, de forma que no se modifiquen los parámetros de resolución y compresión óptimos.
En ORVE estos anexos se incorporarán pulsando en el botón “Seleccionar ficheros” de la sección “Anexos”, localizando el fichero en la carpeta correspondiente.
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4. ¿Cuántos documentos puedo adjuntar, y cuál es su tamaño máximo?
Las limitaciones de la aplicación ORVE son las siguientes:
- Tamaño máximo por fichero anexo: 10 MB
- Número máximo de anexos: 5
- Tamaño máximo del conjunto de los 5 anexos: 15MB
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5. Mis documentos superan el tamaño máximo
Con respecto al caso de que la documentación anexa que supere los límites establecidos:
• Se realizarán los registros subsiguientes necesarios hasta completar la documentación haciendo referencia en el Asunto de los mismos al Número de registro del primer registro.
• Al conocer a priori la documentación a anexar y el límite de documentación por registro, conoceremos el número total de registros que formarán el conjunto. Deberá entonces anotarse el Asunto como (Parcial Y de X) donde Y es la posición del registro dentro del conjunto y X el número de registros del conjunto.
• Se podrá incluir opcionalmente información adicional en el campo de Observaciones del registro.
En el caso del primer registro, se añadirá al Asunto la etiqueta (Parcial 1 de X) para que el usuario de la aplicación de registro sea consciente de que la documentación no está completa.
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6. ¿Cómo indico en el asiento que acompaña papel, o que por el contrario, lo he podido digitalizar todo?
El campo Documentación física soportes, indica si el registro viene acompañado con documentación física, o si por el contrario, puede tramitarse de forma íntegramente electrónica.
1. Si el valor de este campo es ‘No acompaña documentación’, es indicativo de que NO acompaña al registro documentación en papel de ningún tipo, y por tanto, el registro puede tramitarse de forma íntegramente electrónica con sus datos y sus anexos
Si se actúa como EMISOR del registro, hay que marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada totalmente y devuelta al ciudadano, siguiendo el procedimiento vigente.
2. Si el valor de este campo es ‘Acompaña documentación física requerida’, es indicativo de que acompaña al registro documentación en papel necesaria para la tramitación.
Si se actúa como EMISOR del registro, hay que marcar este valor cuando la documentación no pueda ser escaneada por motivos técnicos, jurídicos o funcionales, de acuerdo a las excepciones establecidas en el procedimiento vigente.
3. Si el valor de este campo es ‘Acompaña documentación física complementaria’ es indicativo de que acompaña al registro documentación en papel, pero que no es necesaria para la tramitación, ya que ha podido ser digitalizada con total validez. Esta documentación se remite únicamente por motivos de competencia y custodia del papel por parte del organismo destino, y deberá realizarse cuando el destino confirme el asiento registral.
Si se actúa como EMISOR del registro, hay que marcar este valor cuando la documentación haya sido escaneada totalmente, pero no aplique la devolución al ciudadano y deba ser remitida al organismo destino.
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7. ¿Dónde y cómo envío la documentación física?
En caso de que proceda el envío de documentación física, se deberá:
- Marcar en el asiento registral el valor correspondiente al campo “Documentación física soportes”.
- Enviar el asiento electrónico a la oficina de registro destino.
- Imprimir el justificante del asiento registral para incluirlo como primera hoja de la documentación física a enviar.
- Enviar la documentación física a la dirección postal que se muestra en ORVE, asociada a la oficina seleccionada como destino.
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8. La dirección física de mi oficina no aparece bien en ORVE, en el apartado “Mi Oficina”
Puede dar de alta una incidencia en http://run.gob.es/ayudaorve indicando los datos correctos de localización para que se proceda a su corrección.
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9. Mi entidad es la propia interesada, ¿puedo utilizar ORVE?
Sí. En el caso de asientos registrales en los que la Entidad actúa como interesado, podrán darse de alta directamente en ORVE como registros de entrada, donde se informará la razón social de la Entidad como interesado, adjuntando toda la documentación necesaria como documentos anexos a dicho asiento registral.
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10. He recibido un registro, ¿qué tengo que hacer?
En el caso de recibir un asiento registral procedente de otra oficina de registro a través de ORVE, se deberá tratar el registro conforme al siguiente procedimiento:
1. Se deberá comprobar el campo ‘Documentación Física y/o Soportes’ en los datos detallados del registro:
- Si el valor de este campo es ‘No acompaña documentación física u otros soportes’, el usuario podrá continuar con el flujo de tramitación de la forma habitual.
- Si el valor de este campo es valor ‘Acompaña Documentación Física (u otros soportes) Requerida’, es indicativo de que la oficina origen ha enviado la documentación en papel.
• Cualquier operación sobre el registro, confirmación, o reenvío, debe esperar a que llegue físicamente dicha documentación en papel, aunque puede acceder a la información del registro para evaluarla.
- Si el valor de este campo es ‘Acompaña documentación física complementaria’ es indicativo de que el registro viene acompañado de documentación en papel, pero que no es necesaria para la tramitación.
• Se podrá continuar con la tramitación sin esperar a que llegue la documentación en papel.
• La oficina origen enviará la documentación en papel cuando su oficina realice la operación de CONFIRMACIÓN del registro.
2. Se evaluará el contenido del asiento registral, para comprobar que es competente para su tramitación.
- En caso negativo, el usuario de la oficina realizará una operación de reenvío a la oficina de registro que estime competente.
- En caso afirmativo, el usuario de la oficina realizará una operación de confirmación del registro, procediendo a gestionar su contenido conforme a la operativa habitual.
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11. La longitud del campo es insuficiente
La longitud de los campos que contempla ORVE se ajusta a la norma SICRES 3.0 publicada en BOE como "Norma Técnica de Interoperabilidad de Modelo de Datos para el Intercambio de asientos entre las entidades registrales" y por tanto no puede ser modificada.
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12. He confirmado un registro por error
La confirmación del registro no es reversible en el sistema ORVE/SIR, de acuerdo al procedimiento vigente.
Recomendamos generar un nuevo asiento registral, informando previamente a la oficina de registro origen, solventando el error e indicando la vinculación con el registro anterior y anexando el justificante de registro original. Los plazos de presentación para el ciudadano responderán a dicho justificante.
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13. No encuentro el organismo destino
Si el Organismo no se encuentra en el directorio de ORVE, podrá enviarlo a su Organismo superior competente. En particular, para la Administración General del Estado, siempre dispondrá de todos los Departamentos Ministeriales como posibles destinos.
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14. ¿Cómo anular un registro?
Dispone de la opción “Anular” sólo en los asientos registrales que se encuentren en estado “Pendiente de envío” y que por tanto se consideren borradores y de los que el ciudadano no dispone de justificante de registro.
Estos registros nunca serán intercambiados con la oficina de registro destino y por tanto no llegarán a ser tramitados.
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15. ¿Cómo rectificar un registro?
Dispone de la opción “Rectificar” para aquellos registros que se encuentren en sus bandejas de entrada. Dado que el registro original no debe alterarse para garantizar su integridad con la información contenida en el justificante de registro entregado al ciudadano, esta acción crea un nuevo asiento registral copia del anterior que el usuario de registro puede modificar, estableciéndose un vínculo entre ambos registros para que sea sencillo enlazar la información de uno y otro.
El usuario deberá indicar el motivo de la rectificación que se incluirá en las observaciones del nuevo asiento creado.
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16. El asiento registral enviado sigue pendiente de confirmar
Si el asiento registral se encuentra en su bandeja “Pendiente de Envío”, entonces no se terminó de realizar el envío al destino del asiento por su oficina de registro, simplemente quedó guardado, quedando pendiente el último paso de revisión de los datos de asiento y envío efectivo del mismo a destino.
Si el envío se realizó correctamente, puede consultar en el detalle del asiento qué oficina de registro tiene actualmente el asiento en su bandeja de entrada. Tenga en cuenta que el registro ha podido ser reenviado, rechazado, etc., por las distintas oficinas de registro por las que haya sido intercambiado. Puede consultar también la fecha en la que se ha producido cada acción y por tanto desde cuándo lo tiene la oficina actual en su bandeja de entrada.
Para cualquier información adicional puede contactar con la oficina de registro correspondiente, a partir de los datos de contacto que puede consultar en la propia aplicación de ORVE.
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17. ¿Cómo puedo consultar si el destino ha recibido el asiento correctamente?
La trazabilidad de la plataforma de intercambio recoge la fecha y hora de cada envío y recepción de los asientos durante todo el proceso de intercambio, se puede ver pinchando dentro de la bandeja de enviados sobre el registro que quieras, te aparecerá el resumen del asiento y en la parte superior derecha un botón para ver la trazabilidad, se denomina “mostrar trazabilidad completa”. De esta forma las oficinas de registro pueden comprobar en todo momento si el asiento registral ha sido recibido correctamente en destino, y conocer la fecha y hora en la que se envía desde origen y se recibe en destino.
Por tanto los acuses de recibo no deben remitirse por ORVE, ya que genera un asiento en destino que no procede.
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18. ¿Cuándo adjuntar tasas?
Para evitar el problema de que se vuelva a reutilizar el justificante de la tasa se sellará el ejemplar para la administración, pero se pondrá el sello después de escanear el ejemplar para la administración. El sello que se utiliza es el de la oficina de registro, que lleve la fecha en que se tramita.
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19. ¿Qué documentos que no se pueden tramitar por ORVE?
Cada Comunidad autónoma deberá informar de aquellas autoliquidaciones y declaraciones tributarias que no se puedan tramitar a través de ORVE.
Documentos que no se pueden tramitar por ORVE, con destino a la AGE, COMO SON:
- Los modelos tributarios con destino a la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), no se pueden registrar por ORVE como son: Declaraciones trimestrales del IVA, Declaraciones de la Renta, etc.
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20. ¿Qué ocurre cuando un asiento registral se queda en estado Error técnico en el envío?
El registro se ha realizado correctamente y tanto el justificante generado como los documentos anexados son correctos, el usuario no debe realizar ninguna acción. El registro queda marcado con el icono indicando que la plataforma no ha podido procesar aún el envío del asiento registral, la plataforma se encargará de remitir el documento en base a la
demanda de ese momento.
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